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So funktioniert Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Veröffentlichung: 29. März 2020
Autor: Werner Galka
Kategorie: Kommunikation

Die aktuelle Situation stellt Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor gemeinsame Herausforderungen. In den wenigsten Unternehmen arbeiten Teams normalerweise komplett auf Distanz. Die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet die reibungslose Organisation. Alle Mitarbeitenden müssen über eine zuverlässige technische Infrastruktur miteinander verbunden sein.

Die eigentliche Herausforderung liegt allerdings in der Kommunikation. Kommunikation schafft Beziehungen, was allerdings über Distanz nicht so einfach ist. Zudem muss nicht nur die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, sondern auch innerhalb des gesamten Teams aufrechterhalten und gefördert werden.

In diesem Impuls möchten wir euch 5 Tipps für Arbeitnehmer und 5 Tipps für Führungskräfte geben, um die neuen Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Wir beginnen mit den Arbeitnehmern.

5 Tipps für Arbeitnehmer, um produktiv und zufrieden im Homeoffice zu arbeiten

Tipp 1: Ziehen Sie sich morgens so an, als würden Sie zur Arbeit gehen

Wer morgens mit Bademantel und aufgeklappten Laptop am Küchentisch sitzt, wird sich selbst und seinem Umfeld wohl kaum glaubhaft vermitteln, dass er oder sie gerade arbeitet. In so einer heimeligen Atmosphäre kann es schwerfallen, klare Räume für eine produktive Arbeit zu definieren. Wählen Sie stattdessen Ihre alltägliche Berufskleidung und demonstrieren Sie so Ihre Innere Haltung. Selbstverständlich darf es im Homeoffice auch etwas legerer als sonst zugehen. Solange Sie aber nicht Fitness-Coach sind, sollten Sie die Jogginghose auf jeden Fall im Schrank lassen.

Tipp 2: Richten Sie sich einen klar abgegrenzten Arbeitsplatz ein

Sorgen Sie für so wenig Ablenkungen wie möglich! Idealerweise sollten Sie sich Ihren Schreibtisch in einem separaten Raum einrichten. Bei wem das nicht möglich ist, sollte versuchen, seinen Arbeitsplatz zumindest optisch von dem Rest der Wohnung zu trennen. Nur so ist es möglich bewusst „zur Arbeit“ zu gehen und sich ganz auf seine Aufgaben zu konzentrieren. Wie im Büro sollten auch zuhause der Schreibtisch und Bürostuhl ergonomisch richtig eingestellt sein, um Rückenschmerzen vorzubeugen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie mit Laptop, Monitor, Drucker, W-LAN, Webcam usw. technisch gut ausgestattet sind und sich kein Frust bei langen Ladezeiten und stockenden Übertragungen einstellt.

Tipp 3: Lernen Sie sich eigenständig zu strukturieren und Ihre Zeit effektiv zu managen

Gerade wenn Sie starre hierarchische Strukturen gewohnt sind, kann es Ihnen schwerfallen, sich in einer Arbeitsumgebung mit deutlich mehr Freiraum zurechtzufinden. Hilfreich sind Zeitmanagement-Methoden, wie „Getting Things Done“ oder die „Pomodoro-Technik“. Bedenken Sie aber auch, dass Sie zuhause wahrscheinlich nicht so effektiv arbeiten, wie an ihrem Firmenarbeitsplatz. Allerdings holen Sie sich auch dort gelegentlich einen Kaffee oder unterhalten sich mit Ihren Kollegen. 😊

Tipp 4: Legen Sie sich Arbeits- und Pausenzeiten fest

Wenn Ihr Arbeitgeber Gleitzeit zulässt, können Sie selbst entscheiden, wann Sie arbeiten wollen. Nutzen Sie dies, indem Sie Ihre Arbeitszeiten auf die Stunden legen, in denen Sie am produktivsten sind. Stehen Sie in Ihren Pausen unbedingt von Ihrem Arbeitsplatz auf und setzen Sie die Zeit für sich ein. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um kurz eine Waschmaschine anzustellen, eine kleine Fitness-Übung einzuschieben oder die Zeit mit der Familie zu verbringen. Danach können Sie sich mit neuer Energie und freiem Kopf auf Ihre Arbeit stürzen.

Tipp 5: Kommunizieren Sie mit Ihrer Familie über feste Zeiten und Regeln

Gerade in den Zeiten von Corona stellen die eigenen Kinder und der Partner Homeworker vor besondere Herausforderungen. Kleine Kinder verstehen noch nicht, dass man zwar vor Ort, aber eigentlich gerade auf der Arbeit ist. Den Kleinen muss man nun genau die Situation erklären und zusammen einen Zeitplan erstellen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, legen Sie mit Ihrem Partner genau fest, wer wann als Ansprechpartner für die Kinder zuständig ist. Wechseln Sie sich dabei gegenseitig ab. Für Schulkinder bietet ARD-alpha mittlerweile Schulfernsehen an. An einem Tischchen mit Papier, Kleber und Buntstiften können kleinere Kinder also genau wie die Eltern im „Homeoffice“ arbeiten/lernen/spielen. 😁

Bonus Tipp: Feierabend heißt Feierabend

Der Feierabend ist für Ihre Erholung da! Verschwimmen die Grenzen von Arbeit und Freizeit, leidet nicht nur das Privatleben, sondern auch die Arbeit. Wenn Sie vor lauter Arbeit nicht zum Feierabend kommen, sollten Sie über Zeitmanagement Methoden nachdenken oder das Arbeitspensum auf den Prüfstand stellen.

5 Tipps für Arbeitgeber und Führungskräfte, um Mitarbeiter im Homeoffice erfolgreich zu führen

Nicht nur Arbeitnehmern, auch Arbeitgeber und Führungskräfte stellt die Umstellung auf Homeoffice vor große Herausforderungen. Die folgenden Tipps geben Ihnen dafür Hilfestellung.

Tipp 1: Sorgen Sie für IT-Sicherheit und Datenschutz

Noch nie war es in Deutschland für Cyber-Kriminelle so einfach auf Unternehmensgeheimnisse zuzugreifen, wie in der Corona Pandemie. Wird der Firmenlaptop kurzerhand ins Homeoffice verfrachtet, stellen sich besondere Sicherheitsfragen. Zusammen in einem Netzwerk mit ungeschützten Smart-Home Geräte, Spielekonsolen und verseuchten Privat-PCs müssen besondere Anforderungen erfüllt werden. Setzen Sie sich mit Ihrem IT-Experten zusammen und überlegen Sie, welche Maßnahmen wichtig sind.

Mindeststandards im Homeoffice sind:
– Aktuelle Sicherheitssoftware installieren
– Rechner nur in sicheren WLAN-Netzwerken verwenden
– Nach Möglichkeit einen Firmenlaptop mit VPN Netzwerk benutzen
– Sichere und verschiedene Passwörter auswählen und diese regelmäßig wechseln

Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Dokumenten geschult sein. Ihre Kunden vertrauen darauf, dass auch Familienmitglieder Ihrer Angestellten keinen Einblick in die Unterlagen erlangen.

Tipp 2: Seien Sie erreichbar und benennen Sie Ansprechpartner

Ermöglichen Sie es Ihren Angestellten, Sie jederzeit tagsüber zu erreichen. Oder benennen Sie klare Ansprechpartner, an die sie sich im Problemfall wenden können.

Um eine Unterbrechung durch ständige Telefonate zu vermeiden, vereinbaren Sie feste Kontaktregeln z.B. per E-Mail oder Microsoft Teams. Machen Sie aber deutlich, dass Sie immer ein „offenes Ohr“ für Ihre Mitarbeiter haben. Sie können auch zusätzlich einen FAQ für immer wiederkehrenden Problemen erstellen. Am Anfang braucht es etwas Routine, um mit der neuen Situation zurechtzukommen. Fragen Sie deswegen regelmäßig nach, wie es Ihren Mitarbeitern geht und ob es etwas gibt, bei dem Sie sie unterstützen können.

Tipp 3: Kommunikation auf Distanz ist doppelt schwer. Kommunizieren Sie daher klar und deutlich. Bedenken Sie welchen Informationsstand Ihr Adressat hat.

Der virtuellen Interaktion fehlen häufig mehrere Dimensionen, die wir für eine reibungslose Verständigung benötigen. Nicht alle Gefühle lassen sich mit Emojis ausdrücken und durch die fehlende Körpersprache kann es schnell zu Missverständnissen kommen. In einem persönlichen Gespräch setzen beide Gesprächspartner die verschiedenen Dimensionen im Bezug zueinander und deuten die Gestik und Mimik des anderen. Da die Reaktionen des anderen direkt wahrgenommen werden, kann eine Fehlinterpretationen noch schnell korrigiert werden.

Machen Sie sich daher vor dem Verfassen einer Nachricht Gedanken, wie der Wissenstand Ihres Gegenübers ist und wie Ihre Nachricht von dem Empfänger interpretiert werden könnte. Es ist (gerade jetzt) wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und zeigen, dass Sie ihre Arbeit wertschätzen. Diese Wertschätzung müssen Sie formulieren, weil Sie sie nicht wie gewohnt im Büroalltag zeigen können.

Tipp 4: Informieren Sie weiterhin über strategische Entscheidungen und halten Sie alle Mitarbeiter über aktuelle Ergebnisse auf dem Laufenden

Viele Ihrer Mitarbeiter machen sich momentan Sorgen um die Zukunft ihres Arbeitsplatzes. Damit Ihre Angestellten nicht die Bindung ans Unternehmen verlieren und teilnahmslos werden, zeigen Sie ihnen, dass es trotz Krise weiter geht. Feiern Sie auch die kleinen Erfolge und geben Sie Ihrem Team eine Perspektive.

Sie werden so die Mitarbeiterbindung erhöhen und können sich selbst bewusst machen, zu welchen Leistungen Ihr Unternehmen fähig ist. Denken Sie auch daran, Ihre Mitarbeiter zu loben und signalisieren Sie ihnen, dass Sie Ihre Leistungen nicht als selbstverständlich betrachten. Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass Sie für sie da sind, werden Sie weiterhin bereit sein, ihr Bestes zu geben. Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Teams wieder auf das Geschehen in Ihrem Unternehmen und weg von den Ereignissen in der Welt.

Tipp 5: Ihren Mitarbeitern zu vertrauen, bedeutet nicht, sie alleine zu lassen.

Ohne körperliche Anwesenheit fällt es vielen Chefs schwer, den Arbeitsstand Ihrer Mitarbeiter zu überblicken. Im Homeoffice müssen Angestellte lernen, eigenständig zu arbeiten und Vorgesetzte müssen den Kontrollverlust ein Stück weit zulassen.

Wenn Sie Ihr Team Entscheidungen bis zu einem gewissen Grad selbst treffen lassen, werden Sie von Ihren Mitarbeitern bessere Ergebnisse erhalten. Menschen, die eigenverantwortlich arbeiten und einen Sinn in ihrem Handeln erkennen, erzielen bessere Ergebnisse.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass der Mitarbeiter sich selbst überlassen wird. Erkundigen Sie sich regelmäßig, wie es ihm ergeht und führen Sie wechselseitige Feedbackgespräche. Fordern Sie sogar Feedback ein und schaffen Sie eine aktive Feedbackkultur. So behalten Sie die Übersicht und Ihr Team kann optimal arbeiten.

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